Rada rodziców może gromadzić środki finansowe. Jako organ szkoły  publicznej, dla której organem prowadzącym jest jednostka samorządu terytorialnego  - rada nie ma osobowości i zdolności prawnej. Nie może zatem zatrudniać osób, zawierać umów itp.

1) Gromadzenie środków finansowych

 Środki mogą być gromadzone przez radę rodziców w oparciu o:

a) dobrowolne składki.

Rada nie może jednak w żadnym przypadku ustalać jakichkolwiek obligatoryjnych opłat, ani dla rodziców, ani innych osób (podmiotów) działających wokół szkoły. Może natomiast podejmować wszelkie działania zachęcające do wpłat. Niebagatelne znaczenie w takiej sytuacji ma wskazanie celu i argumentowanie zasadności jego realizacji.

b) inne źródła.

Ustawa nie definiuje bliżej tego zapisu. Przyjmuje się, że mogą to być wszelkie inicjatywy podejmowane przez rodziców wokół szkoły jak np. kiermasze, aukcje, sprzedaż wytworzonych produktów przez rodziców, darowizny dla szkoły z przeznaczeniem na fundusz rady rodziców itp.

2) Przechowywanie i wydatkowanie środków zgromadzonych w ramach działalności rad rodziców

 Zgodnie z dyspozycją zawartą w ustawie rada rodziców ustala w regulaminie - zasady wydatkowania środków finansowych (a tym samym nie wykonuje określonych czynności nabywczych).

W praktyce oznacza to, że konkretne zakupy (czynności zakupowe) dokonują służby szkolne – na zasadach wskazanych przez - radę rodziców.

Szkoła jest jednostką organizacyjną jednostki samorządu terytorialnego - podlega zatem ścisłym zasadom towarzyszącym obrotowi środkami publicznymi na określonym ustawą poziomie zarządzania (JST - budżet i odpowiednio wynikające z niego plany finansowe jednostek organizacyjnych - szkół). Co do zasady - nie istnieje możliwość przepływu środków finansowych w jednostkach działających na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ((Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 z późn. zm.)  – w trybie pozaplanowym i pozabudżetowym. Odpowiednio, środki rady rodziców mogą być gromadzone i rozdysponowywane w oparciu o reguły księgowe szkoły i na zasadach z nich wynikających.

Ustawodawca (mając na uwadze szczególny charakter środków gromadzonych w ramach działalności rodziców) – dopuszcza dwie formy gromadzenia przez radę środków finansowych:

1. subkonto ma koncie szkoły,
2. odrębne konto rady rodziców.

Prowadzenie odrębnego konta nie musi ograniczać sposobu i zakresu wydatkowania środków rady rodziców. Ponieważ jednak wszelkie umowy zawiera dyrektor szkoły w imieniu szkoły (np. wycieczka szkolna) – to jej podpisanie musi być poprzedzone przelewem dokonanym przez radę rodziców na konto szkoły – tak aby dyrektor – miał udokumentowaną wysokość środków, zgodną z wysokością kwot wskazanych umową w sprawie organizacji wycieczki szkolnej (jeżeli rada rodziców wyraża wolę dofinansowania wycieczki).

3) Na co można przeznaczyć zgromadzone środki finansowe

Ustawa wskazuje, iż jedynym celem, na jaki można wydatkować zebrane środki finansowe jest - „wspieranie działalności statutowej”. Należy przez to rozumieć wspieranie celów i zadań szkoły - jako instytucji oświatowo-wychowawczej, zajmującej się kształceniem i wychowaniem.

Nie może być tu mowy o wydatkach zapewniających bieżącą organizację pracy szkoły. Ustawodawca bowiem precyzyjnie rozstrzyga o podmiotach wykonujących to odrębne zadanie. Zgodnie z art. 10 ustawy Prawo oświatowe za bieżącą działalność szkoły odpowiada - organ prowadzący szkołę. Do zadań organu prowadzącego należy w szczególności:

• zapewnienie warunków działania szkoły lub placówki, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki;
• zapewnienie warunków umożliwiających stosowanie specjalnej organizacji nauki i metod pracy dla dzieci i młodzieży objętych kształceniem specjalnym;
• wykonywanie remontów obiektów szkolnych oraz zadań inwestycyjnych w tym zakresie;
• zapewnienie obsługi administracyjnej, w tym prawnej, obsługi finansowej i obsługi organizacyjnej szkoły lub placówki;
• wyposażenie szkoły lub placówki w pomoce dydaktyczne i sprzęt niezbędny do pełnej realizacji programów nauczania, programów wychowawczo-profilaktycznych, przeprowadzania egzaminów oraz wykonywania innych zadań statutowych.

Nie jest zatem dopuszczalna prawem sytuacja, w której środki rady rodziców są przeznaczane na elementarne potrzeby uczniów – ławki, szafki itp.

Należy podkreślić:

1) środki gromadzone w ramach rady rodziców, wpłaty - tworzą jeden fundusz. Środki te nie mogą być w żadnym przypadku utożsamiane wydatkowo z konkretnym wpłacającym. 

2) poprawne adresowanie środków gromadzonych w ramach działalności rady rodziców to wszelkie wydatki, związane z kształceniem i wychowaniem (jeżeli rada zadecyduje o wydatkach na dany cel) np.:   

a) wycieczki szkolne (środki z funduszu mogą być w tym wypadku przeznaczone na jej dofinansowanie. Dopłata może być przeznaczona np. dla dzieci, których rodzice nie są w stanie samodzielnie sfinansować wycieczki. Nie jest możliwe uzależnienie dopłaty od wcześniejszych wpłat na radę rodziców;

b) nagrody dla uczniów (podobnie jak wyżej środki z funduszu mogą być w tym wypadku przeznaczone na dofinansowanie nagród, ale dopłata nie może być uzależnienia od wcześniejszych wpłat na radę rodziców;

c) imprezy szkolne;

d) ponadstandardowe wyposażenie szkoły, ponadstandardowe środki dydaktyczne (każdy organ prowadzący dokonuje zakupów wyposażenia szkoły wg określonych standardów, najprawdopodobniej jednolitych dla wszystkich szkół w danym samorządzie. Jeżeli rada rodziców zadecyduje o zakupie jakościowo lepszego wyposażenia szkoły (sprzętu edukacyjnego np. tablicy multimedialnej, w którą nie są wyposażane standardowo szkoły danego samorządu – to taki zakup jest możliwy. W żadnym jednak przypadku takie przeznaczenie środków przez radę rodziców - nie może uchylać (zastępować, odkładać, rozpraszać) obowiązku samorządowego w zakresie zapewniania w tej szkole warunków organizacyjnych, standardowo przyjętych dla szkół w danym samorządzie.

Zakup ponadstandardowych elementów jest dopuszczalny, o ile łącznie spełnione zostaną następujące warunki:

- planowane w oparciu środki zgromadzone przez radę rodziców zakupy nie zastępują niezbędnych wydatków na ten cel zapewnianych przez organ prowadzący, - zapis o takich zakupach znajduje się w regulaminie działalności rady (zasady wydatkowania) oraz - zakup nie powoduje dodatkowych zobowiązań finansowych dla szkoły  (eliminując sytuację zawarcia przez szkołę zobowiązań bez potwierdzonego źródła ich sfinansowania);

e) inne związane ze wspieraniem działalności statutowej. W regulaminie działalności rady rodziców powinien być wskazany tryb konsultacji w przypadku zaistnienia wątpliwości, co do przeznaczenia środków. Stosowny tryb mógłby przewidywać każdorazowe wystąpienie w takim przypadku (zapytanie) – do organu prowadzącego w trybie art. 57 ustawy Prawo oświatowe. Stosownie do tego przepisu - organ prowadzący szkołę sprawuje nadzór nad jej działalnością w zakresie spraw finansowych i administracyjnych. Nadzorowi podlega w szczególności:

- prawidłowość dysponowania przyznanymi szkole lub placówce środkami budżetowymi oraz pozyskanymi przez szkołę lub placówkę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania mieniem;